Tendencias que llegan a los eventos

Estrategias  a tener en cuenta en los eventos a partir del 2014

Hay que apostar por crear y crear con creatividad en todos los ámbitos, sobre todo en los eventos.

Aquí os hago un resumen de ideas y estrategias a tener en cuenta a partir de ahora en los eventos.

- Juega con la escenografía. Transmite y haz que los asistentes interpreten su significado para comprender los objetivos de la marca.

- A puesta por encajar la sostenibilidad en los eventos. Hay muchas maneras de integrar la sostenibilidad en un evento.

 - ¿Quiénes son los protagonistas? Los invitados: céntrate en cada asistente, sus gustos y experiencias

- ¡Comunica! A través de los sentidos. Juega con el olfato. Piensa en el olor de la comida y la bebida, el ambientador, la decoración. Juega con el gusto. Tus objetivos tienen que estar presentes en el catering. Sea en los colores de la vajilla, sus nombres, juegos de decoración….

Por último, cuenta una historia. Las historias nos gustan y si en un evento nos hacen vivir y meternos en el ambiente, nos gustan más. Crea un halo de misterio, incertidumbre, expectativas…. Transmite tus objetivos a través de una historia. Un video, un mensaje, un logo, un claim……

Claves del estudio "Social Media & Events Report 2013"

Aunque tienen una relación aún demasiado corta, está claro que se necesitan y se benefician. Hoy en día, los eventos se hacen más sociales y el social media es su baza.

El estudio "Social Media & Events Report 2013"  realizado por la empresa Amiando ratifica esa relación, aunque aún queda mucho por hacer.

Para el 75 % de los encuestados el social media se ha convertido en una importante herramienta de marketing para comunicar y promocionar los eventos.

Las tres redes sociales más utilizadas en el sector son Facebook, Twitter y Linkedin.

Confianza en las redes sociales. Los organizadores que lo han probado están satisfechos con los resultados obtenidos. Y la tendencia a su uso está en alza (de un 75% en el 2012 al 80% en 2013)

Los principales objetivos que se pretenden conseguir con las redes sociales son: aumentar la notoriedad de los eventos, mejorar el branding de la propia empresa organizadora, crear un nuevo canal de información y el aumentar la fidelidad de los clientes.

Pero aún quedan muchas cosas por hacer. Muchos encuestados afirman no tener tiempo para implantar una estrategia de social media ni tampoco cuentan con el equipo suficientemente cualificado para poder ponerlo en marcha. Todavía muchos no se dan cuenta de la importancia de la medición de resultados a través de la monitorización. Sólo un 20% de los encuestados afirma utilizar herramientas de control de sus estrategias en social media.

Parece que poco a poco su colaboración se va consolidando aunque aún queda mucho trabajo para conseguir que los organizadores de eventos se den cuenta de los beneficios del social media.

Fuente: Eventoplus

Articulo sobre ¿Por qué ComunicandoEventos?

Este mes  la Revista Protocolo publica un articulo sobre la razón de ser y la intención de este blog.

Aquí dejo el enlace: Artículo sobre ComunicandoEventos


¡Gracias!

La capacidad de twitter para beneficiar los eventos

No cabe duda de que Twitter se ha convertido en una gran arma de comunicación. Es una gran herramienta para dar a conocer cualquier información y productos incluso para los eventos. Los organizadores debemos aprovechar todas las posibilidades y ventajas que nos puede ofrecer.

Entre sus beneficios se encuentran:

-          Promoción

-          Difusión

-          Notoriedad

-          Escucha activa a través de una monitorización online

Para poner en práctica todos estos recursos os dejo una lista del portal Puromarketing.

Las nuevas tecnologías llegan para quedarse en los eventos.

El desarrollo de las nuevas tecnologías ha supuesto una revolución para las empresas e instituciones y eso también ha afectado a la organización de eventos.

Para la organización de eventos y la comunicación las nuevas tecnologías y las aplicaciones móviles han supuesto, o pueden llegar a suponer, un ahorro de costes y convertirse también en unas grandes herramientas de difusión de la imagen de marca y de márquetin.

Las aplicaciones han supuesto una gran revolución a la hora de crear eventos con carácter estratégico. Supone un gran ahorro de costes en la difusión, facilita la información, interrelación y participación con los asistentes.

En cuanto al ROI de un evento, éstas te permiten mejorar la auditoria post-evento. A través de ellas puedes valorar mejor el impacto de tus eventos, y como consecuencia de tus objetivos en los asistentes o la sociedad recopilando opiniones y valoraciones. Te permite establecer contacto directo de manera sencilla con todos los participantes y es una buena fuente de difusión post- evento que te permite llevar más allá de las horas del evento tus objetivos.

CLAVES EN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

-      -   OBJETIVO EN MENTE

             Si no tenemos un gran presupuesto hay que tener muy claro el objetivo y reflejarlo en la      organización a través de la creatividad.

       -  NNTT ESTÁN EN ALZA

                Lo importante es sorprender. Hay que dejar atrás las aburridas charlas y presentaciones en PowerPoint y apostar por nuevos conceptos. Utilizar las posibilidades que nos ofrecen las nuevas tecnologías….

        -   EL ASISTENTE, LA PIEZA CLAVE

                Que mejor publicidad que un cliente satisfecho, lo mismo pasa en la organización de eventos. Tiene que sentirse parte del evento, protagonista...su entusiasmo será la mejor publicidad y aumentará la reputación e imagen de tu marca.

Innova a la hora de organizar. 

Fuente: eventoplus

Análisis del estudio de mercado. 2012: la búsqueda de la optimización

Estos días se ha publicado el nuevo estudio de mercado del sector de los eventos por parte del grupo Eventoplus en el que comparten protagonismo tanto la crisis como la innovación.

Según el estudio, en 2011, las agencias y empresas han reducido sus presupuestos para eventos, recortando así en una herramienta tan importante para la venta como son los eventos.

Pero, ¿qué nos depara el 2012?

Aunque continúa habiendo reducción en los presupuestos. Las empresas se están dando cuenta de que los eventos son una potente herramienta de comunicación y márquetin.

TENDENCIAS 2012

A pesar de la crisis, el optimismo sigue patente en este sector y las empresas intentan buscar nuevos métodos para seguir con su actividad.

Se buscan nuevos mercados. Se crean nuevas alianzas profesionales. Se intenta crear nuevos productos en los que la creatividad, la participación y la comunicación sean lo primordial.

En definitiva, la innovación y la creatividad son fundamentales para conseguir la comunicación eficaz, la viralidad y el networking en los eventos.

Ver Estudio de Mercado 2012

El futuro en el sector de la organización de eventos

       Hace tiempo que no escribo, lo sé, pero estoy demasiado ocupada que no tengo tiempo ni para respirar.

       Estoy días he estado algo reflexiva sobre mi futuro profesional en el sector de los eventos y después de mucho pensar…. Creo que todavía podemos hacer algo.

     Los profesionales del sector de los eventos, gente joven y preparada, tenemos que empezar a luchar por la profesión y nuestro futuro. Estoy decidida, eso es lo que voy hacer.

      Y para poder conseguirlo he comenzado a acudir a algún networking en Asturias. El segundo encuentro de Sidraandtweets sobre emprendedores se celebró la semana pasada.

        También quiero formar parte de la idea de Carlos Fuente, el propulsor de Queremosorganizareventos. Una iniciativa que ha creado desde su puesto de Director del Instituto Universitario de Protocolo de la Universidad Camilo José Cela.

En los tiempos que corren hay que arriesgar para ganar.

¿Por qué no se organizan eventos navideños empresariales con creatividad?

Aburrimiento, tradición, simplicidad…. son algunos de los adjetivos que me vienen a la mente cuando se acercan estas fechas navideñas y empiezo a oír hablar de las cenas de empresa.

Y estas otras son las que se me ocurren cuando empiezo a pensar en lo que me gustaría encontrarme en esas mismas “tradicionales cenas empresariales”: creatividad, innovación, fidelización, participación….

Todos los años sucede lo mismo, se organizan comidas o cenas de empresa navideñas, pero ¿con que objetivo?. No lo tengo muy claro.

En mi opinión, hay que aprovechar todas las posibilidades que dan la organización de eventos y las nuevas tecnologías para crear eventos navideños  de carácter empresarial diferentes en los que TODOS sean los protagonistas.  ¿Por qué siempre hay que celebrar una cena o una comida?¿ Por qué los organizadores y protagonistas no pueden ser todos los componentes de la empresa?  Es su evento, su celebración, pues que participen en su organización.

Ahí es donde entra en juego el poder de la creatividad y del nuevo organizador de eventos.

La creatividad no significa jugar con imposibles y  fantásticos eventos sino que debe de contar con un punto que asegure su realización. Esa creatividad tiene que estar en consonancia con la efectividad, eficiencia y rentabilidad del evento.

El valor de la creatividad es un factor clave, en un mundo saturado de información. Las ideas originales e innovadoras generan impacto, lo que permite la fidelización del público objetivo a través de la emoción, el recuerdo y utilizando para ello las nuevas tecnologías, que se están convirtiendo en imprescindibles, ya que se configuran como un elemento diferenciador que apoyan a los objetivos del acto.

 Y ya no os cuento más, que me quitáis las ideas J, ¡Feliz Navidad!

EN EL SECTOR DE LOS EVENTOS…RENOVARSE O MORIR

El sector de los eventos, se ha consolidado como un elemento importante dentro de la comunicación institucional. Dar un valor añadido a tus propuestas y objetivos y que, así, sean  más fáciles de llegar al público, ha hecho que la producción de eventos cobre importancia dentro de las empresas e instituciones.

Sin embargo, las ventajas de comunicar a través de la organización de eventos han hecho que haya una gran proliferación de empresas especializadas, o casi “especializadas”, lo pongo entre comillas por el intrusismo que sufre esta profesión, relacionadas con esta disciplina y con el momento económico actual, el sector, como los demás, esta sufriendo los peligros de la crisis.

Pensando sobre todo esto, me pregunto, ¿Cómo podemos hacer resurgir el sector de los eventos?

Las relaciones sociales y la manera de comunicarnos con la sociedad han cambiado. La comunicación, ahora juega un papel importante dentro de las entidades. Una buena comunicación marca la diferencia con el resto. La revolución de las redes sociales también ha jugado un pale importante en la manera de comunicar y organizar eventos.

El público no quiere actos tradicionales y simples, quiere vivir experiencias, sentirse parte del evento, ser su protagonista, estas premisas las tiene que tener en cuenta los organizadores y responsables de comunicación y protocolo para conseguir el éxito de un evento.

 Team Buildings, eventos relacionados con la sostenibilidad, la conciencia social y RSC. Espacios singulares, las redes sociales… son factores que debemos aprovechar para conseguir la diferenciación en los eventos. Si a esto le añadimos imaginación, creatividad, ingenio, nuestro acto tendrá un valor añadido que marcará la diferencia.

¿Qué hacemos si nuestro invitado de honor se enfada y te boicotea el acto?

Una noticia que ha salido en la prensa esta mañana me ha hecho reflexionar sobre el papel del invitado de honor en un acto. Este hecho ha sido que Christine Ruiz-Picasso, nuera del ilustre pintor, se ha negado a inaugurar una exposición en el museo Picasso de Málaga, boicoteando el acto. Y la organización y el protocolo han tenido mucho que  ver, porque esto no hubiera pasado si la organización y la comunicación del mismo hubieran funcionado de manera correcta.

En protocolo y en la organización de eventos el anfitrión y el invitado de honor son las piezas clave de la organización. Sin ellos no hay acto, por eso, su implicación y su tratamiento deben de ser cuidados con esmero.  Deben de estar informados de todo lo referente al evento y los organizadores tienen que estar pendientes de lo que opinan para poder aprovecharlo en el acto.

No quiero juzgar a la Señora Ruiz-Picasso, sino hacer reflexionar sobre la importancia de nuestros invitados. Si no hubiera habido falta de comunicación el problema se hubiera solucionado. Ya han intentado remediarlo pero la imagen ya está dañada.¿No hubiera sido mejor hablar primero que actuar?

Bamio.com, La nueva herramienta para la comunicación de eventos

Las redes sociales se están convirtiendo en una útil herramienta en la organización de eventos, así nace Bamio.com, la última herramienta social especializada en la difusión de actos.

Esta nueva herramienta te permite comunicar tus eventos. Así como de estar al día de los eventos que se celebran en tu ciudad y también en el resto de España a largo plazo. Además, Bamio permite crear un feedback entre sus usuarios gracias a los comentarios e imágenes que se pueden incluir.

Bamio es la primera red social creada en España que  está enfocada a la comunicación y difusión de eventos, en los cuales se puede opinar, votar y proponer alternativas.

Bamio.com también te permite importar tus contactos de cuentas como Facebook, Messenger o Gmail.

Los eventos están cambiando……

Claves para organizar eventos

La organización eventos se ha convertido en un factor clave para las empresas.

Los eventos se han convertido en estrategías de Relaciones Públicas, Comunicación y Marketing. La sociedad y el mercado está cambiando, son una nueva manera de acercarse al público objetivo.

En la siguiente presentación podrás conocer algunas de las claves para organizar un evento.

Pincha este enlace: Claves para organizar un evento

La seguridad en los actos

En la seguridad[1] de cualquier evento, lo más importante es el fijar unas medidas de protección visibles y entendibles para todos. Esto se refiere a los controles, la colocación de vallas, la presencia de policías, la acotación de entradas o el requerimiento de credenciales. Todo ello, pretende establecer unas medidas de seguridad de protección general del evento.

En los eventos no se puede cometer ningún error y menos en seguridad, si asisten autoridades.

En protocolo, la seguridad no es responsabilidad del equipo de protocolo desarrollar el llamado plan de seguridad de un acto, pero hay que tener en cuanta una serie de cuestiones que pueden afectar al desarrollo de un acto. ¿Qué hubiera pasado si la seguridad de la boda real inglesa hubiera cometido algún fallo? No quiero imaginarlo.

Tenemos que tener en cuenta: protección de personalidades, protección de los invitados en general, posibles evacuaciones, control del catering, control de acceso control de hoteles, quirófanos de emergencia y control de transportes

Lo primero que se  dispondrá será un  control de acceso, es decir, quien podrá entrar y con qué documentos. La invitación tiene, así, la misión de poder identificar a los invitados y prevenir cualquier altercado.

La seguridad exterior también es importante y es la que corresponde a la protección del espacio y supervisa la llegada de invitados. Se colocarán vallas que delimiten la zona y el espacio necesario para el público, las llegadas de invitados y su cobertura de los medios.

La protección de invitados también es un aspecto a considerar. Esta es la zona más próxima al invitado o invitados sujetos a una seguridad especial, escoltas o guardaespaldas. Desde el punto de vista del protocolo, tenemos que garantizar la protección de estas personalidades pero sin que sus guardaespaldas o escoltas se conviertan en el centro del acto e interfieran en el desarrollo del mismo.

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[1] FUENTE LAFUENTE, Carlos: “Protocolo para eventos”. Ediciones Protocolo, Madrid 2007, pp. 435-454

El protocolo, el factor clave en la empresa

El protocolo, tal y como lo conocemos hoy, ha sufrido una evolución. Ha pasado de ser una serie de rígidas normas de ordenación y etiqueta para convertirse en un protocolo multidisciplinar y estratégico, que se adapta a los nuevos tiempos, integrando otras disciplinas como la comunicación, la publicidad, las relaciones públicas y las nuevas tecnologías.

Las entidades privadas también han cambiado la manera de relacionarse con el exterior, sabiendo que la sociedad busca cambios y nuevas relaciones. Así que tiene que ofrecer otros servicios junto con sus productos. Crear cercanía con el cliente, escucharlo y entenderlo, crear nuevos contactos, ofrecer nuevas experiencias. Hace que el protocolo y la organización de eventos entren en juego.

Así nace el protocolo empresarial. El protocolo en las instituciones privadas es claramente distinto al protocolo que rige a las entidades públicas. Sus actos no se rigen por normas o leyes, si no que atienden a normas creadas de manera interna por la empresa, creando el protocolo de empresa.

El protocolo en la empresa sirve para organizar y optimizar sus relaciones tanto de manera interna como externa. La redacción de un Manual Interno de Protocolo define y organiza los pasos a seguir por una empresa en sus relaciones y les ayuda a conseguir beneficios. Se debe gestionar el organigrama, las precedencias, las visitas, actos, las estrategias de relación con sus clientes tanto internos como externos.

La empresa se tiene que dar cuenta que la relación con sus consumidores ha cambiado, ya no es la misma. Estos ya no quieren sólo sus productos, si no que quieren comunicarse y sentirse participes de la actividad empresarial y es ahí donde la organización de actos y el protocolo tienen su labor actual.

El protocolo y los eventos  te ayudan a acercarte a todos tus clientes de la manera adecuada, desarrollando estrategias que creen un feedback, una comunidad.

En definitiva, el protocolo y los actos se están convirtiendo en la imagen y la rentabilidad de la empresa. Ahora el protocolo es estratégico, los actos tienen unos objetivos.

Si un evento falla, si no se consiguen los objetivos, será el fracaso para la empresa.

La boda real se podrá seguir en las redes sociales

Los eventos han cambiado. La organización clásica deja paso a una organización más integral y adaptada a las tendencias actuales. Las culpables de este cambio son las nuevas tecnologías y las redes sociales. Estas últimas, han universalizado los actos. Los eventos ya no son fiestas o acontecimientos privados y reducidos si no que se han acercado al público.

Una de las casas reales más antiguas, que se caracterizaban por un protocolo clásico y regio, se ha dado cuenta de que la revolución tecnológica puede convertirse en su aliado para mejorar y cambiar su imagen, que estaba algo deteriorada. Siguiendo esta creencia, se han dado cuenta que la nueva pareja real es un factor favorable para la recuperación de la imagen.

Comenzaron creando una página en Facebook, para después crear una página web sobre la boda para acercar el evento a los ciudadanos y ahora han permitido que la boda se siga en directo a través de las redes sociales y otros canales.

La casa real ha explicado en un comunicado que A través del canal de la familia real en Youtube se transmitirá en directo la boda de Guillermo y Kate. Las imágenes que se emitirán en la Red son las de la cadena pública BBC.

Se producirán también actualizaciones en las redes sociales en las que está presente la monarquía británica.

En Flickr se actualizarán imágenes de la boda.

La emisión a través  de Youtube será interactiva, y los usuarios podrán enviar vídeos felicitando a la pareja.

En su cuenta de Twitter, a través de la cuenta @ClarenceHouse, se informará de cada movimiento y del transcurso del acto.

Asimismo, el hashtag #rw2011 convertirá a la pareja en el tema del día.

La sostenibilidad en los eventos 2: El Día de la Música 2011, un evento sostenible

La sociedad está cambiando y ahora está más concienciada con el desarrollo sostenible y la responsabilidad social y en el sector de los eventos, apostar por la sostenibilidad es un factor diferenciador.

 Todo evento conlleva un impacto por eso, los organizadores de eventos tenemos que empezar a apostar por actos socialmente responsables, solidarios y ecológicos.

Siguiendo estas premisas, Heineken ha creado una estrategia  para que el Día de la Música 2011 se convierta en el evento más sostenible, como publicaba la Revista Protocolo.

En concreto, la organización ha contado con los proveedores que cumplan criterios de sostenibilidad, comercio justo o dando prioridad a los productos locales.

También han puesto en marcha una recogida y manipulación selectiva de los residuos generados y se aprovecharán de la energía solar.

Los vehículos también serán sostenibles. Se usarán vehículos eléctricos o híbridos  y el transporte público será sugerido a todos los asistentes.

La organización, para certificar todas sus acciones se someterá  a una auditoría externa  que certifique la sostenibilidad del evento.

El consumidor quiere tener experiencias

Dicen que en el mundo de la organización de eventos ya está casi todo inventado, pero la verdad es que todavía se sigue evolucionando para conseguir el éxito. La clave está en provocar emociones, contar historias a través de la emoción.

Para conseguirlo, lo principal es buscar un significado a través de los objetivos.

El mercado está saturado, así que para conseguir llegar al público hay que crear emociones. La revolución de la web 2.0 ha hecho que el cliente y la empresa tengan una relación más estrecha de colaboración y emoción.

La empresa escucha y da lo que quiere el consumidor. Además, a causa de la revolución 2.0, se ha producido un cambio en la creación de contenido. El cliente o consumidor es quién crea el contenido.  A través de grupos y comunidades, los usuarios hablan y opinan. Crean un lugar donde compartir.

Así, los eventos tienen una labor. Crean experiencias físicas que después se comparten en el nuevo “ciberespacio”. El evento ya no es un acto sin más, tiene un objetivo, que se consigue a través de crear emociones y experiencias con nuevos formatos y diseños porque lo que quiere la gente es tener experiencias.

Un ejemplo de evento virutal

La cantante Thalìa organizó un baby shower muy especial para celebrar su segundo embarazo, esta fiesta es una celebración típica en Estados Unidos en la que se hace entrega a las futuras mamás de los regalos para su próximo hijo. Quería que fuera una fiesta especial y en la que pudieran participar todos sus fans, asi que decidiò hacer un baby shower virtual, según informa la revista Hola en su página web. Convocó a través de Twitter a todos sus seguidores y amigos y les animó a crear twitts especiales y hacer regalos virtuales como: muñequitos, pendas de ropa o donaciones benéficas.

La comunicación y sobre todo las redes sociales estan cambiando la forma de organizar eventos o fiestas especiales. Ya no hace falta alquilar locales o enviar invitaciones, simplemente tienes quecovocar a tus amigos y listo. Es una manera sencilla y rápida, quizá para estos tipos de eventos pero no vale para todos. Y la cantante lo debe saber bien, porque no sólo organizó esta fiesta virtual, también organizó otra más tradicional e íntima en Miami.

Los actos son la imagen de tu empresa y de ello depende la reputaciòn de tu marca, las redes sociales y las nuevas tecnologìas nos ayudan a los organizadores a ahorrar en tiempo, costes y llegar a más personas pero también conlleva una estrategia estudiada. Organizar un acto es algo más importante, aunque no cabe duda que los tiempos cambian y hay que saber adaptarse.

　
　

Eventos 2.0

La revolución de las nuevas tecnologías y la creación de la web 2.0 han cambiado el funcionamiento de las empresas y ese cambio también afecta a las empresas organizadoras de eventos.

Algunos son reticentes a estas nuevas prácticas. Si no las aprovechas, quedarás fuera. El cambio no es negativo, sino todo lo contrario, es beneficioso para nuestro negocio siempre y cuando se sepa utilizar.

El social media es una herramienta con grandes ventajas para nuestro sector. Elimina barreras de comunicación, facilita la distribución de la información, significa conexión, permite crear comunidad. Son herramientas de comunicación que generan beneficios pero no beneficios a corto plazo. Hay que saber utilizarlas y gestionarlas, llevando a cabo diversas estrategias de comunicación y marketing.

¿Qué es un evento 2.0?

Es aquel evento que sigue una estrategia de comunicación on-line para diferenciarse de la competencia y además ahorrar en el presupuesto.

Un evento ya no es sólo organizar una reunión o una celebración un día concreto, si no que cambia de estructura y comienza mucho antes integrándose en las redes sociales, creando debate y generando información y que debe seguir después de que el acto haya finalizado para seguir recordando y retroalimentando a sus clientes.

Pero para conseguir el evento 2.0 no basta con precipitación o  llevar a cabo estas estrategias justo cuando se va a celebrar el evento. Como dije anteriormente, el social media lleva una estrategia e implantación inicial, que debe llevarse a cabo en todas las etapas de organización de un acto, para que los eventos 2.0 sean eficaces.