El protocolo, el factor clave en la empresa

El protocolo, tal y como lo conocemos hoy, ha sufrido una evolución. Ha pasado de ser una serie de rígidas normas de ordenación y etiqueta para convertirse en un protocolo multidisciplinar y estratégico, que se adapta a los nuevos tiempos, integrando otras disciplinas como la comunicación, la publicidad, las relaciones públicas y las nuevas tecnologías.

Las entidades privadas también han cambiado la manera de relacionarse con el exterior, sabiendo que la sociedad busca cambios y nuevas relaciones. Así que tiene que ofrecer otros servicios junto con sus productos. Crear cercanía con el cliente, escucharlo y entenderlo, crear nuevos contactos, ofrecer nuevas experiencias. Hace que el protocolo y la organización de eventos entren en juego.

Así nace el protocolo empresarial. El protocolo en las instituciones privadas es claramente distinto al protocolo que rige a las entidades públicas. Sus actos no se rigen por normas o leyes, si no que atienden a normas creadas de manera interna por la empresa, creando el protocolo de empresa.

El protocolo en la empresa sirve para organizar y optimizar sus relaciones tanto de manera interna como externa. La redacción de un Manual Interno de Protocolo define y organiza los pasos a seguir por una empresa en sus relaciones y les ayuda a conseguir beneficios. Se debe gestionar el organigrama, las precedencias, las visitas, actos, las estrategias de relación con sus clientes tanto internos como externos.

La empresa se tiene que dar cuenta que la relación con sus consumidores ha cambiado, ya no es la misma. Estos ya no quieren sólo sus productos, si no que quieren comunicarse y sentirse participes de la actividad empresarial y es ahí donde la organización de actos y el protocolo tienen su labor actual.

El protocolo y los eventos  te ayudan a acercarte a todos tus clientes de la manera adecuada, desarrollando estrategias que creen un feedback, una comunidad.

En definitiva, el protocolo y los actos se están convirtiendo en la imagen y la rentabilidad de la empresa. Ahora el protocolo es estratégico, los actos tienen unos objetivos.

Si un evento falla, si no se consiguen los objetivos, será el fracaso para la empresa.

La boda real se podrá seguir en las redes sociales

Los eventos han cambiado. La organización clásica deja paso a una organización más integral y adaptada a las tendencias actuales. Las culpables de este cambio son las nuevas tecnologías y las redes sociales. Estas últimas, han universalizado los actos. Los eventos ya no son fiestas o acontecimientos privados y reducidos si no que se han acercado al público.

Una de las casas reales más antiguas, que se caracterizaban por un protocolo clásico y regio, se ha dado cuenta de que la revolución tecnológica puede convertirse en su aliado para mejorar y cambiar su imagen, que estaba algo deteriorada. Siguiendo esta creencia, se han dado cuenta que la nueva pareja real es un factor favorable para la recuperación de la imagen.

Comenzaron creando una página en Facebook, para después crear una página web sobre la boda para acercar el evento a los ciudadanos y ahora han permitido que la boda se siga en directo a través de las redes sociales y otros canales.

La casa real ha explicado en un comunicado que A través del canal de la familia real en Youtube se transmitirá en directo la boda de Guillermo y Kate. Las imágenes que se emitirán en la Red son las de la cadena pública BBC.

Se producirán también actualizaciones en las redes sociales en las que está presente la monarquía británica.

En Flickr se actualizarán imágenes de la boda.

La emisión a través  de Youtube será interactiva, y los usuarios podrán enviar vídeos felicitando a la pareja.

En su cuenta de Twitter, a través de la cuenta @ClarenceHouse, se informará de cada movimiento y del transcurso del acto.

Asimismo, el hashtag #rw2011 convertirá a la pareja en el tema del día.

La sostenibilidad en los eventos 2: El Día de la Música 2011, un evento sostenible

La sociedad está cambiando y ahora está más concienciada con el desarrollo sostenible y la responsabilidad social y en el sector de los eventos, apostar por la sostenibilidad es un factor diferenciador.

 Todo evento conlleva un impacto por eso, los organizadores de eventos tenemos que empezar a apostar por actos socialmente responsables, solidarios y ecológicos.

Siguiendo estas premisas, Heineken ha creado una estrategia  para que el Día de la Música 2011 se convierta en el evento más sostenible, como publicaba la Revista Protocolo.

En concreto, la organización ha contado con los proveedores que cumplan criterios de sostenibilidad, comercio justo o dando prioridad a los productos locales.

También han puesto en marcha una recogida y manipulación selectiva de los residuos generados y se aprovecharán de la energía solar.

Los vehículos también serán sostenibles. Se usarán vehículos eléctricos o híbridos  y el transporte público será sugerido a todos los asistentes.

La organización, para certificar todas sus acciones se someterá  a una auditoría externa  que certifique la sostenibilidad del evento.

La teoría de los 5 faros, la clave de la comunicación

La comunicación tiene, hoy en día, un papel fundamental en la sociedad. Es un elemento clave para conseguir  el reconocimiento en nuestro entorno tanto social como profesional.

Pero comunicar no es una tarea fácil, no basta con informar, hay que saber expresar, hacer llegar a los demás nuestras ideas, convicciones y para conseguirlo hay que impactar, trasmitir, emocionar. Es una tarea ardua que conlleva un aprendizaje. Este pensamiento me llevo a buscar elementos que ayudasen a gestionar bien la comunicación, investigando, encontré un libro que me enseñó las claves de la comunicación. “La isla de los 5 faros” de Ferrán Ramón Cortés.

1.      Un único mensaje. Un gran mensaje, una gran idea. Todos los argumentos tienen que girar en torno a una idea pero se pueden cambiar los matices y / o las palabras.

2.      Crear un mensaje que destaque, que impacte por encima de los demás.

3.      Escoger un lenguaje adaptado. Lenguaje que compartan todos los interlocutores, que sea fácil, rápido, conciso, complicidad.

Hay que escoger el lenguaje pensando en quien está escuchando.

4.      El mensaje que vale es que se recibe no el que se emite. Lo importante no es como se transmite el mensaje si no como llega al receptor y como lo interpreta.

5.      Un mensaje que invita a acercarte. Comunicar es darnos a conocer y los demás son libres de seguirnos o no. Sólo el entusiasmo, la fuerza del mensaje, la persuasión, el respeto, tu convicción es quien convence. Hay que contar historias, emocionar, ser natural para conseguir que nos escojan.

Urbanidad en la red

Las redes sociales han creado nuevos espacios en los que relacionarse, lo que ha hecho que se cree una nueva  etiqueta. La etiqueta virtual.

Nuestra vida en el mundo físico, está regida por una serie de normas que rigen nuestras relaciones sociales y que nos sugieren o advierten cómo comportarnos en determinadas situaciones.

La vida virtual ha evolucionado en los últimos meses y ya son muchas las personas que se relacionan cada vez más a través de la red. Esta nueva forma de comunicación no debe de estar reñida con la educación y el buen gusto, por eso, debemos reciclar las normas de urbanidad y usarlas en nuestras relaciones virtuales.

Empezando por no utilizar los móviles cuando estamos en una reunión, twittear, mandar mensajes… puede violentar a nuestro interlocutor. Le hace sentir poco importante, incómodo y, a veces, inexistente. Si de verdad es urgente la llamada o mensaje que hemos recibido, lo mejor sería pedir permiso para ausentarnos unos momentos. Si no,  el móvil debería esperar.

 Muchos creen que la comunicación en internet es libre y que se pueden comportar de maneras intolerables, pero no. La red es otra vía de comunicación que requiere de una serie de normas sociales. Esas normas te permiten tener una buena relación con los demás. Se debe recordar que internet y las redes sociales son espacios públicos y todo lo que escribas en la red se convertirá en tu sello de identidad virtual, tu imagen. Los insultos o comportamientos abusivos e irrespetuosos hacia los demás pueden perjudicar tu reputación tanto on-line como física.

Otro punto a tener en cuenta, es no ser pesado. Sí, en la red nos comunicamos y sobre todo en las redes sociales, pero puede resultar incómodo para nuestros seguidores escribir un millón de veces al día sobre cosas sin demasiada importancia. En la red nos comunicamos pero también deberíamos escuchar y aprender. Este consejo también sirve para la publicidad. No se debe estar continuamente publicitando o promocionando en internet. La red ha cambiado la forma de comunicarnos. Se ha pasado de la publicidad a la generación de contenido que cree una comunidad.

Por último, otro aspecto importante a tener en cuenta en la etiqueta virtual es la ortografía. A veces, los mensajes resultan inteligibles. Es cierto que nos comunicamos más rápido, pero eso no quiere decir que juguemos a descifrar enigmas. Cuidar la ortografía también es un punto a nuestro favor en la red.

El presidente checo "roba el boligrafo"

La visita del presidente checo Václav Klaus a Chile no ha sido una visita más para los medios de comunicación. Al mandatario le gustó mucho una estilográfica que tuvo ante sí durante el encuentro con su homólogo chileno así que decidió guardársela de recuerdo, lo que ha suscitado las críticas de muchos.

Pero portavoces del mandatario se apresuraron en comentar que el bolígrafo en cuestión era un presente.

Sin embargo, hay que señalar que no es extraño que uno se quede con el bolígrafo después de firmar documentos ya que lo permite el protocolo diplomático, pero quizás el presidente checo debería de haber tenido un poco más de delicadeza antes de recoger el instrumento y esperar a un momento no tan notorio para no llamar la atención de los medios y no perjudicar su imagen pública.

El consumidor quiere tener experiencias

Dicen que en el mundo de la organización de eventos ya está casi todo inventado, pero la verdad es que todavía se sigue evolucionando para conseguir el éxito. La clave está en provocar emociones, contar historias a través de la emoción.

Para conseguirlo, lo principal es buscar un significado a través de los objetivos.

El mercado está saturado, así que para conseguir llegar al público hay que crear emociones. La revolución de la web 2.0 ha hecho que el cliente y la empresa tengan una relación más estrecha de colaboración y emoción.

La empresa escucha y da lo que quiere el consumidor. Además, a causa de la revolución 2.0, se ha producido un cambio en la creación de contenido. El cliente o consumidor es quién crea el contenido.  A través de grupos y comunidades, los usuarios hablan y opinan. Crean un lugar donde compartir.

Así, los eventos tienen una labor. Crean experiencias físicas que después se comparten en el nuevo “ciberespacio”. El evento ya no es un acto sin más, tiene un objetivo, que se consigue a través de crear emociones y experiencias con nuevos formatos y diseños porque lo que quiere la gente es tener experiencias.

El valor de la creatividad

La creatividad es un don que todos tenemos y que tenemos que saber explotar. No sólo es creativo aquel que escribe una poesía, compone una canción o pinta un cuadro, la creatividad es más que eso, es amar el riesgo y tener pasión por lo que se nos da bien.

Esa pasión y ese riesgo se pueden aplicar también a los organizadores y responsables de protocolo. La organización de eventos ha sufrido algunos cambios, como casi todos los sectores, por la llegada del social media y las nuevas tecnologías, por eso, lo que se demanda ahora son eventos diferentes, arriesgados y apasionados, que puedan competir en un mercado competitivo y que reporten los beneficios esperados.

 Así, la creatividad se ha convertido en uno de los factores más demandados a la hora de organizar un evento. Un evento puede estar bien organizado y tener una buena puesta en escena, pero lo que realmente impacta  es la creatividad.

La creatividad no significa jugar con imposibles y  fantásticos eventos sino que debe de contar con un punto que asegure su realización. Esa creatividad tiene que estar en consonancia con la efectividad, eficiencia y rentabilidad del evento.

El valor de la creatividad es un factor clave, en un mundo saturado de información. Las ideas originales e innovadoras generan impacto, lo que permite la fidelización del público objetivo a través de la emoción, el recuerdo y utilizando para ello las nuevas tecnologías, que se están convirtiendo en imprescindibles, ya que se configuran como un elemento diferenciador que apoyan a los objetivos del acto.

Costumbres japonesas en los negocios

Los japoneses son un pueblo muy ceremonioso, de costumbres muy enraizadas y muy respetuosos con los demás. Valoran mucho los buenos modales y la educación, por lo que hay que tener muy en cuenta la preparación personal además de la profesional en las relaciones laborales.

Hay que cuidar las formas, tanto en las reuniones de trabajo como en cualquier otro ámbito social: una comida, una fiesta, ya que dan mucha importancia a los comportamientos y a los modos de las personas.

En primer lugar se deben conocer sus costumbres. Los japoneses no se sienten ofendidos cuando un extranjero comete alguna falta a la etiqueta japonesa. Sin embargo, siempre será ventajoso conocer algunos detalles de sus costumbres tales como saludar con una reverencia, no usar primeros nombres.

La falta de puntualidad es una ofensa para la persona que le espera. Debe ser muy puntual para empezar con buen pie sus relaciones.

Tenga con sus homólogos una relación más personal. Invítalos a comer o acepta sus invitaciones. Esto facilitara la resolución de problemas en los negocios.

No intente  tratar siempre  con el jefe. Es frecuente que  en las organizaciones japonesas el poder de decisión esté ubicado en niveles operativos.

Aprenda la importancia de las presentaciones. En Japón la mejor forma de hacer contacto con alguna empresa es logrando que un conocido nos presente directamente con la persona con al que queremos tratar. Las tarjetas de presentación son muy importantes, y es un signo de cortesía hacia ellos, tenerlas impresas por una cara con los caracteres occidentales y por la otra con sus propios caracteres en Japonés.

Se debe evitar confrontaciones. Mantener un clima de armonía es vital en la estructura japonesa. Todo se puede arreglar a través del diálogo.

Entienda la cultura del regalo. Los japoneses tienen muy arraigada la costumbre de dar regalos y a donde quiera que vayan, siempre llevarán regalos suficientes para cualquier ocasión. En estas condiciones no nos debe extrañar que nuestros visitantes japoneses, con el mínimo pretexto nos ofrezcan regalos, lo cual no debe ser tomado más que como una muestra de amistad y buena voluntad. Tenga en cuenta algo importante, no se pueden  abrir los regalos en presencia de quien nos lo dio.

Se debe conocer algo el idioma. No es indispensable hablar japonés para realizar negocios de forma exitosa, siempre y cuando estemos seguros de que nuestro posible socio tiene suficiente dominio de otro  idioma, como por ejemplo el inglés. Es importante considerar que los japoneses aprecian mucho el esfuerzo que el socio extranjero realiza por aprender su idioma, por mínimo que este sea.